Anında talep karşılama
Web formu, WhatsApp, telefon ve sosyal medyadan gelen her talep saniyeler içinde karşılanır ve kaydı açılır.
Kısa cevap
Okul kayıt ve satış otomasyonu, kayıt dönemindeki talep patlamasını ekip büyütmeden yönetmeyi sağlayan sistemdir. Dört adımı otomatikleştirir: talebin anında karşılanması, seviye tespiti veya deneme dersinin planlanması, evrak ve ödeme hatırlatması ve kayıt yenileme takibi. Kayıt dönemi dışında ise sistem yenileme riski taşıyan aileleri önceden işaretleyerek çalışmaya devam eder.
Kayıt dönemi neden bu kadar kayıp üretir?
Eğitim kurumlarında talep yıla düzgün yayılmaz. Yılın büyük bölümünde sakin geçen iletişim hattı, kayıt döneminde birkaç haftada zirve yapar. Ekip aynı ekiptir; kapasite sabit, talep katlanmıştır. Sonuç öngörülebilir: telefonlar cevapsız kalır, formlar geç yanıtlanır, deneme dersi planlaması sarkar. Kaydolmayan ailelerin önemli bölümü kurumu beğenmediği için değil, sırada beklemek istemediği için başka yere gider. İkinci ve daha sessiz kayıp yenilemede yaşanır. Memnuniyetsizlik sinyali veren aile dönem içinde belli olur, ama kimse takip etmediği için ayrılık dönem sonunda sürpriz olarak görünür.Kapsam
Otomasyonun kapsadığı adımlar
Otomatik niteleme
Öğrencinin yaşı, sınıf düzeyi, ilgilendiği program ve başlangıç zamanı konuşma içinde belirlenir. Ekip hazır bilgiyle görüşmeye girer.
Seviye tespiti / deneme dersi planlama
Uygun aday takvimden slot seçer; hatırlatma otomatik gider, katılım oranı yükselir.
Evrak ve ödeme takibi
Eksik belge ve vadesi gelen ödeme otomatik hatırlatılır. Kayıt, evrak eksiği yüzünden askıda kalmaz.
Kontenjan görünürlüğü
Hangi sınıf seviyesinde ne kadar yer kaldığı anlık izlenir; dolan kontenjan için bekleme listesi otomatik yönetilir.
Kayıt yenileme
Dönem içi memnuniyet sinyalleri izlenir, yenileme riski taşıyan aileler erkenden işaretlenir ve iletişim planı önerilir.
Akış
Kayıt döneminde sistem ne yapıyor?
-
01
Talep düşer
Hangi kanaldan gelirse gelsin tek havuzda toplanır, kaynağı etiketlenir.
-
02
Anında karşılanır
Aday saniyeler içinde yanıt alır; sorusu yanıtlanır, niteleme yapılır.
-
03
Randevuya dönüşür
Uygun aday seviye tespiti veya deneme dersi için kendi saatini seçer.
-
04
Süreç izlenir
Evrak, ödeme ve onay adımları takip edilir; takılan kayıt işaretlenir.
-
05
Kayıt tamamlanır
Kayıt sonrası hoş geldiniz akışı başlar ve aile kayıt sonrası iletişim planına alınır.
Karşılaştırma
Kayıt döneminde manuel süreç ile otomasyonun karşılaştırması
| Ölçüt | Manuel süreç | Kayıt otomasyonu ile |
|---|---|---|
| Yoğun gün kapasitesi | Ekip sayısıyla sınırlı | Eş zamanlı talep sınırı yok |
| Mesai dışı talep | Ertesi güne kalır | Anında karşılanır |
| Deneme dersi planlama | Telefonla, ileri geri | Aday kendi seçer |
| Evrak takibi | Elle kontrol listesi | Otomatik hatırlatma |
| Yenileme riski | Dönem sonunda görülür | Dönem içinde işaretlenir |
Sonuçlar
İz Eğitim — ölçülen sonuçlar
Kişiselleştirilmiş mail otomasyonu ve AI chatbot ile 30 günde 2.340 otomatik e-posta, %54 açılma oranı ve 312 yanıt.
- 2.340Otomatik gönderilen e-posta — 30 gün
- %54Mail açılma oranı
- 312Yanıt sayısı — 30 gün
SSS
Kayıt Otomasyonu hakkında sık sorulanlar
Kayıt döneminden hemen önce kurulabilir mi?
Kurulabilir, ancak ideal olan bir süre önce devreye almaktır. Sistemin kurumun kendi sorularına ve programlarına göre kalibre edilmesi ve ekibin alışması zaman ister. Kayıt döneminin ortasında yapılan geçişler ekip üzerinde ek yük yaratır.
Aileler otomatik mesajdan rahatsız olur mu?
Mesaj sıklığı ve içeriği kurumun kontrolündedir. Rahatsızlık genellikle mesajın otomatik olmasından değil, alakasız veya çok sık olmasından doğar. Sistem, aday yanıt verdiğinde takip dizisini otomatik durdurur.
Kontenjan dolduğunda ne oluyor?
Sistem bekleme listesini yönetir: yeni talep bilgilendirilir, yer açıldığında sıradaki aileye otomatik dönülür. Bu, kayıt döneminde en sık elden kaçan fırsatlardan biridir.
Mevcut kayıt yazılımımızla birlikte çalışır mı?
Evet. Otomasyon kayıt yazılımınızın yerine geçmez; ön süreci (talep, niteleme, randevu, hatırlatma) yönetir ve sonucu mevcut sisteminize aktarır.
İlgili çözümler
Bu çözümle birlikte çalışanlar
İletişim
Kayıt Otomasyonu için demo alın
15 dakikalık ücretsiz görüşmede kurumunuza uygun olup olmadığını birlikte belirleyelim.