Aday karşılama ve niteleme
Program, ücret ve başlangıç tarihi sorularını yanıtlar; adayın ihtiyacını belirleyip satış ekibine hazır bilgiyle iletir.
Kısa cevap
Eğitimde WhatsApp chatbot, adayların ve velilerin zaten kullandığı kanalda 7/24 yanıt veren otomatik asistandır. İki farklı işi birden yapar: satış tarafında gelen adayı karşılar, niteler ve randevuya yönlendirir; kayıtlı veli tarafında devamsızlık, ödeme, etkinlik ve duyuru sorgularını yanıtlayarak sekreterlik üzerindeki tekrar eden yükü kaldırır. İz Eğitim'de benzer bir otomasyon 30 günde 2.340 otomatik mesaj ve %54 açılma oranıyla çalıştı.
Neden e-posta değil de WhatsApp?
Eğitim kurumlarında iletişimin en büyük sorunu mesajın ulaşmamasıdır. Gönderilen e-postaların önemli bölümü açılmaz, duyuru panosuna kimse bakmaz, çantaya konan kağıt eve varmaz. Veli ile kurum arasındaki bilgi akışı pratikte kopuktur. WhatsApp bu tabloda farklı bir yerde durur: zaten açık olan uygulamadır. Veli yeni bir uygulama indirmez, şifre hatırlamaz, portal aramaz. Mesaj gelir, okunur ve çoğu zaman yanıtlanır. Aynı durum aday tarafında da geçerlidir. Bir kursu araştıran kişi form doldurmak yerine WhatsApp'tan yazmayı tercih eder — daha hızlı ve daha az bağlayıcı hisseder. Bu yüzden kanalın açık ve yanıt veriyor olması doğrudan kayıt sayısını etkiler.Kullanım
Chatbot'un üstlendiği işler
Randevu oluşturma
Deneme dersi ve seviye tespiti için uygun saatler sunulur, seçim konuşma içinde tamamlanır.
Veli sorguları
Devamsızlık durumu, ders programı, etkinlik takvimi ve ödeme bilgisi gibi tekrar eden sorular otomatik yanıtlanır.
Ödeme ve evrak hatırlatma
Vadesi yaklaşan ödeme ve eksik belge kibar bir hatırlatmayla iletilir; takip elle tutulmaz.
Duyuru gönderimi
Sınıf, şube veya kurum geneline hedefli duyuru. Tek tek gruplarda mesaj kopyalanmaz.
İnsana devir
Şikâyet veya hassas bir konu geldiğinde görüşme yetkiliye aktarılır; konuşma geçmişi birlikte iletilir.
Akış
Bir konuşma nasıl ilerliyor?
-
01
Mesaj gelir
Aday veya veli kurumun numarasına yazar — saat ve gün fark etmez.
-
02
Kim olduğu anlaşılır
Sistem numarayı tanır: kayıtlı veli mi, yeni aday mı? Akış buna göre ayrılır.
-
03
Yanıt verilir
Soru, kurumun kendi bilgi havuzundan yanıtlanır; bilinmeyen konuda uydurma yapılmaz.
-
04
Aksiyon alınır
Randevu oluşturulur, hatırlatma kurulur veya talep ilgili birime iletilir.
-
05
Kayıt düşer
Görüşme CRM'e yazılır; sık gelen sorular raporlanır ve bilgi havuzu buna göre genişletilir.
Karşılaştırma
Kanal bazında iletişim etkinliği karşılaştırması
| Kanal | Zayıf yönü | WhatsApp chatbot ile |
|---|---|---|
| E-posta | Açılma oranı düşük, gecikmeli okunur | Mesaj okunan kanalda iletilir |
| Telefon | Mesai dışı cevapsız kalır | 7/24 yanıt, kuyruk oluşmaz |
| Web formu | Doldurma eşiği yüksek | Serbest mesajla temas |
| Kağıt duyuru | Veliye ulaşmayabilir | Hedefli, teslim edilen duyuru |
| Veli portalı | Şifre ve uygulama gerektirir | Zaten açık olan uygulamada |
Sonuçlar
İz Eğitim — ölçülen sonuçlar
Kişiselleştirilmiş mail otomasyonu ve AI chatbot ile 30 günde 2.340 otomatik mesaj, %54 açılma oranı ve 312 yanıt.
- 2.340Otomatik gönderilen mesaj — 30 gün
- %54Açılma oranı
- 312Yanıt sayısı — 30 gün
SSS
WhatsApp Chatbot hakkında sık sorulanlar
WhatsApp'ın resmi iş hesabı gerekiyor mu?
Evet, otomasyon için WhatsApp Business altyapısı üzerinden çalışılır. Kurumun hesap kurulumu ve doğrulaması kurulum kapsamında ele alınır; numaranızı değiştirmeniz gerekmez.
Veliler otomatik yanıttan rahatsız olur mu?
Rahatsızlık genellikle otomatik olmasından değil, yanıtın işe yaramamasından doğar. Doğru kurulmuş bir bot velinin sorusunu saniyeler içinde yanıtlar; yanıtlayamadığında da bunu açıkça söyleyip yetkiliye aktarır. Asıl memnuniyetsizlik, mesaja hiç dönülmemesidir.
Bot yanlış bilgi verirse ne olur?
Sistem yalnızca kurumun kendi bilgi havuzundan yanıt verir; havuzda karşılığı olmayan soruda tahmin yürütmez, insana aktarır. Bilgi havuzu kurulum sırasında kurumla birlikte hazırlanır ve güncel tutulur.
Toplu duyuru gönderebilir miyiz?
Evet, sınıf/şube/kurum düzeyinde hedefli duyuru gönderilebilir. Gönderim sıklığı ve içeriği kurumun kontrolündedir; platform kurallarına uygun şablon yapısı kurulumda tanımlanır.
İlgili çözümler
Bu çözümle birlikte çalışanlar
İletişim
WhatsApp Chatbot için demo alın
15 dakikalık ücretsiz görüşmede kurumunuza uygun olup olmadığını birlikte belirleyelim.